Ответ:

    Организация текущего хранения документов по кадровой работе начинается с разработки номенклатуры дел. Номенклатура дел представляет собой разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, применяемых Организацией в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения, при этом: а) сводная номенклатура дел включает перечень заголовков всех дел организации; б) номенклатура дел отдела кадров включает заголовки дел, относящиеся к организации кадровой работы. Разработка сводной номенклатуры дел производится на основе номенклатур дел структурных подразделений, в деятельности которых образуются те или иные документы: финансовые, кадровые и т.п. В номенклатуру дел включаются все документы, подлежащие распределению в дела. Общий порядок разработки номенклатуры дел отдела кадров включает: - Изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов, и сроки их хранения. - Изучение особенностей, присущих организации кадрового делопроизводства, принимая во внимание содержание деятельности отдела кадров, объем, интенсивность и состав кадрового документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между должностными лицами и т.п. - Предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению в соответствующие дела). - Предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов. - Уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года. - Составление и оформление проекта номенклатуры дел. - Согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонам - Утверждение проекта номенклатуры дел. При определении перечня документов, образующихся в деятельности отдела кадров, и сроков их хранения следует руководствоваться: Положением о структурном подразделении. Должностными инструкциями. Перечнями документов с указанием сроков хранения. Номенклатурами дел структурного подразделения за предшествующие 3 - 5 лет. Типовыми и примерными номенклатурами дел. Описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Документами по планированию деятельности структурного подразделения и отчетности о ее результатах и т.д.